ファイリングと組織のアイデア

あなたが完全にデジタル時代に生きていると信じたいのと同じくらい、毎日たくさんの紙の文書が使われています。ほとんどの契約では、インクでの元の署名が必要です。請求書と梱包票は、注文ごとに印刷されて出荷され、入札書類は通常、印刷されて本に綴じられます。重要な論文に簡単にアクセスできるようにするには、ファイリングと組織のアイデアを使用する必要があります。

アーカイブ

アクティブなファイルをアーカイブされたファイルと混在させると、現在のドキュメントを必要以上に見つけることが難しくなる可能性があります。ファイリングキャビネット内に2つのファイリングシステムを作成します。キャビネットの上部をアクティブファイルにし、下部をアーカイブファイルにします。アーカイブされたファイルは通常、より多くのスペースを必要とするため、それらのファイル用にファイリングキャビネット内の引き出しスペースを増やしてください。簡単にアクセスできるようにアクティブファイルをキャビネットの上部に配置し、アーカイブファイルを下部に配置します。

カラーコーディング

マニラフォルダでいっぱいのファイルキャビネットの引き出しを見ると、それらはすべて同じように見え始める可能性があります。適切なファイルを簡単に見つけることができる1つの方法は、ファイルフォルダで色分けシステムを使用することです。ファイルフォルダ用の色付きステッカーは、どの事務用品店でも購入できます。色を使用して、さまざまな部門を指定したり、財務ファイルと非財務ファイルを区別したり、経営責任によってファイルを分類したりできます。他の人があなたのカラーコーディングシステムを使用できるように、通常の81/2インチx11インチの紙に、ステッカーが何を表すかとともにステッカーが貼られたガイドを作成します。

サブフォルダ

サブカテゴリに簡単に分類できる情報がある場合は、サブフォルダを使用してその情報をファイルする必要があります。たとえば、50の州ごとに一連のファイルがある場合は、50のサブフォルダーを使用して、ファイリングシステムで情報を分離します。サブフォルダを使用すると、アクティブな請求書を支払い済みの請求書から分離したり、さまざまな部門の人事記録を分類したり、注文書番号ごとにグループ化された各注文書のすべての情報を保持したりできます。

整理しておく

指定された少数のグループのみがファイルをプルしてキャビネットに戻すことができるというオフィスルールを作成します。社内の誰もがファイルにアクセスできるようにすると、最終的にはファイリングシステムが無視され、混乱が生じます。システムを知っている特定の人だけが、必要な人のためにファイルをプルし、完了したらファイルを返すことを許可します。